Note Télétravail 29 juin 2021

Réussir à passer d’un télétravail imposé à un télétravail choisi avec l’objectif d’un pari gagnant pour les entreprises et les salariés

Depuis le 9 juin 2021, le télétravail n’est plus obligatoire à 100 % dès que c’est possible mais le nouveau protocole sanitaire prévoit que le nombre de jours en télétravail et sur site doit être décidé en concertation avec les représentants du personnel. Recommandation : 3 jours en télétravail (jauge fonction publique). On est donc encore dans une phase de transition.

On espère revenir à une situation normale hors pandémie.

Les entreprises vont ainsi devoir soit revenir à leur situation d’avant sans aucun télétravail pour certaines ou peu, soit le mettre en place d’une manière choisie et réfléchie avec l’objectif d’un pari gagnant.

ACQUIS DURABLE ? REVOLUTION ou TENDANCE à sa mise en œuvre ? L’avenir nous le dira.

Mais le train est lancé. Il sera difficile de revenir totalement en arrière mais COMMENT le mettre en place d’une manière adaptée à chaque entreprise et en toute sécurité sans ajouter de nouveaux problèmes.

Comment en faire un outil gagnant et sécurisé :

 

Pour les entreprises, pour :

• accroitre la production
• réaliser des économies d’échelle sur les locaux et les dépenses courantes
• améliorer la qualité de vie de ses salariés au travail et par conséquence d’accroitre leur motivation et leur implication
• faire baisser l’absentéisme ou le turn over.
• En faire un outil d’attractivité si difficultés de recruter.

 

Pour les salariés,  :

• des économies de temps, notamment celui passé dans les transports
• une meilleure gestion du temps de travail
• une plus grande autonomie dans la gestion des tâches
• une meilleure concentration entrainant une meilleure productivité.

sachant que les salariés l’ont expérimenté et ont eux-mêmes pour certains pris conscience des limites d’un télétravail total. Ils peuvent vouloir travailler de chez eux en tout ou partie mais pas obligatoirement en toute autonomie.

Vous trouverez dans cette note les premières informations/outils/recommandations pour réussir la mise en place du télétravail dans votre entreprise sachant que, selon moi, il doit s’agir du sujet RH et au-delà des années 2021/2022.

A titre préliminaire, quelques données chiffrées sur le télétravail

Sondage Elabe pour « Les Echos » juin 2021

• Un tiers des salariés pense qu’il faudra revenir à la situation d’avant la crise du Covid.
• Le télétravail deux jours par semaine est la solution préférée des salariés.

 

Selon une enquête de l’ANDRH – juin 2021

• 85 % des DRH interrogés considèrent souhaitable de développer de manière pérenne le télétravail dans leur organisation.
• 93 % pensent que cela bouleverse les pratiques managériales.
• 2/3 attendent des gains de productivité liés au développement du télétravail.
• 1/4 ont développé de nouveaux modes de travail (agile, lean…).
• 59 % ne s’attendent qu’à peu ou pas d’investissement requis pour mener à bien cette transformation.

 

7ème baromètre d’OpinionWay pour le cabinet Empreinte humaine – mai 2021

• 74% des télétravailleurs interrogés disent ne pas vouloir remettre les pieds au bureau comme avant la crise sanitaire
• Entre 60 % et 70 % estiment que ce retour est nécessaire pour la cohésion d’équipe
• Une minorité souhaite rester en télétravail à 100 %
• 80% des salariés souhaitent un télétravail à la carte, à raison d’un à trois jours par semaine

 

 

DEFINITION – CADRE JURIDIQUE

Modalités du travail/forme d’organisation du travail : Le télétravail consiste pour un salarié à effectuer hors des locaux de l’entreprise un travail qui aurait également pu être exécuté au sein de la société et ce en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC) (article L 1222-9 du code du travail).

Code du travail + deux accords nationaux interprofessionnels : Encadré par différents textes, il l’est notamment dans le secteur privé par un accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 étendu (donc obligatoire pour toutes les employeurs relevant d’un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires) et par l’ANI du 26 novembre 2020 (non étendu donc obligatoire qu’à l’égard des employeurs adhérents à l’une des organisations patronales).

Télétravail au temps de la crise sanitaire : l’obligation du télétravail n’a pas été inscrit dans la loi ni dans un décret, ni dans une circulaire opposable mais uniquement :

• dans un protocole sanitaire tiré de la loi du 31 août 2020 lequel édicte des recommandations sans portée obligatoire (donc pas de sanctions possibles de l’inspection du travail) mais qui a une incidence sur l’appréciation du manquement ou non à l’obligation légale de sécurité à la charge de l’employeur (Note DGT du 14 septembre 2020 + Arrêt du Conseil d’état du 19 octobre 2020 n°444809 et arrêt du 17 décembre 2020 n°446797),
• questions/réponses du ministère du travail.

 

LES MODALITES DE MISE EN PLACE

Exception : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie », le télétravail peut être imposé et devenir une nécessité (article L1222-11)

En temps normal : Demandé par l’employeur et accepté par le salarié ou vice versa.

Il n’est plus nécessaire de modifier le contrat de travail. Le télétravail peut être mise en place :

• Au niveau collectif  par accord collectif, et à défaut, par une charte,
• Au niveau individuel par un simple accord avec le salarié formalisé par tout moyen. En pratique, il est conseillé de rédiger un écrit pour préciser le cadre de sa mise en œuvre.

L’importance du dialogue social est mis en avant :

• Consultation du CSE s’il existe
• Pour les entreprises pourvues de délégués syndicaux : priorité doit être donnée à l’accord collectif. La charte unilatérale doit intervenir qu’à défaut d’accord,
• Pour les entreprises dépourvues de délégués syndicaux : La charte (unilatérale)

 

ATTENTION aux dérives au fil du temps : Bien respecter et faire respecter l’accord ou la charte notamment sur le droit à la déconnexion.

Un socle légal a minima du contenu de l’accord ou de la charte :

• Les conditions de passage en télétravail (épisode de pollution article L 223-1) et de retour sans

• Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail
• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail
• La détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail
• Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail (application de L 5213-6)

Le reste est à la main des parties.

Process préconisé par le Ministère du travail en 3 étapes :

1. Lister les principales activités pour chaque fonction ou métier (éviter les idées reçues)
2. Evaluer les freins et difficultés éventuelles au télétravail pour chacune de ces activités pour l’entreprise, le télétravailleurs, le client, les partenaires…
3. Identifier si des moyens et conditions peuvent être réunis pour lever ces difficultés.

 

L’ORGANISATION/LA MISE EN ŒUVRE

• Règles de base pour un télétravail réussi

Informer consulter le CSE lors de sa mise en œuvre mais aussi si besoin au fil de l’eau dès lors qu’il est compétent en matière de conditions de travail, de recours au télétravail, de contrôle de l’activité, de la durée du travail, de la bonne marche de l’entreprise.

Informer et former les salariés.

• Télétravail et obligations spécifiques

Un employeur a des obligations spécifiques à l’égard de ses télétravailleurs :

– informer les salariés des restrictions dans l’usage des équipements et outils informatiques mis à leur disposition, ainsi que des éventuelles sanctions auxquelles ils s’exposent

– fixer aux salariés des plages horaires durant lesquelles ils peuvent être contactés

– organiser un entretien annuel avec chacun, notamment sur ses conditions d’activité et sa charge de travail

– donner la priorité aux télétravailleurs pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à leurs qualifications et compétences et leur indiquer la disponibilité de toute poste de cette nature.

• Télétravail et temps de travail

– Règles identiques que celles sur site : pouvoir justifier la durée du travail de ses salariés en cas de contrôle de l’inspection du travail mais aussi pour se prémunir de toute contestation des salariés via des demandes de rappel d’heures supplémentaires.

– Règles identiques que celles sur site : durées maximales de travail/minimales et temps de repos.

– Solution classique et simple pour tous (sur site ou pas) : système auto déclaratif en 3 temps (déclaration par le salarié de ses heures de début et de fin de période sans oublier la pause puis transmission à son supérieur hiérarchique pour validation avant récapitulatif mensuel des heures travaillées en vue de la paie.

– Focus sur forfait en jours :

• • Contrôle et décompte des jours travaillés mais pas au-delà pour éviter tout risque de remise en compte du forfait jours
  • Continuer à appliquer les garanties (droit à la déconnexion ; garanties équilibre vie personnelle et vie professionnelle).

• Télétravail et santé/sécurité des salariés/risque psychosociaux

– Maintien de l’obligation de sécurité et prévention des RPS.

– Possibilité d’échapper à la condamnation si l’employeur prouve avoir pris toutes les mesures de prévention (l 4121-1 et 2 du code du travail. cass 25 novembre 2015 n°14-2444) ce qui peut passer par les mesures ci-dessous.

– Tenir à jour le document unique d’évaluation des risques sur ces nouveaux risques et les prévenir.

– Informer et former les salariés sur la nécessité de s’organiser pour bien différencier vie professionnelle et vie personnelle, respecter les temps de pause…

– Ne pas omettre le suivi médical.

– Respecter la vie privée du salarié.

– Droit à la déconnexion (L 2242-17) : droit de ne pas être connecté à un outil numérique en dehors de son temps de travail. Il y a diverses mesures simples qui peuvent être mise en place par la société.

– Prévenir l’isolement via également des mesures simples.

– Contrôler la conformité du lieu et des outils de travail.

– Rôle central du manager dont les moyens, les outils, l’approche changent.

• Télétravail / RGPD/ Contrôle de l’activité des salariés

Le principe d’un contrôle adapté : Contrôler Oui bien sûr mais si cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés des salariés et en respectant certaines règles. Dit autrement, ce pouvoir de contrôle ne saurait être exercé de manière excessive.

L’employeur doit donc toujours justifier que les dispositifs mis en œuvre sont strictement proportionnés à l’objectif poursuivi et ne portent pas atteinte excessive au respect des droits et libertés des salariés, particulièrement le droit au respect de leur vie privée.

Information préalable des salariés sur les dispositifs de contrôle : L’employeur doit à ce titre informer l’ensemble des salariés, préalablement à leur mise en œuvre, des éventuels dispositifs de contrôle de leur activité.

Registre des activités de traitements et analyse des données :

Par ailleurs, si depuis l’entrée en application du RGPD les traitements de surveillance de l’activité des salariés n’ont pas à faire l’objet d’une formalité préalable auprès de la CNIL, ils devront cependant être portés au registre des traitements.

Les traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées doivent faire l’objet d’une analyse d’impact. 

Consultation du CSE avant l’utilisation du dispositif de surveillance 

Interdiction de dispositifs de surveillance constante et permanente (webcam, audio, keyloggers…),

 

Au-delà de ces points, il y a bien d’autres questions. Il y a également le sujet important en lien notamment avec le droit de la Sécurité Sociale (cotisations sociales et impacts URSSAF) tels que :

– Frais professionnels engagés par le salarié : quelles obligations pour quelles exonérations de cotisations sociales ?

– La prise en charge des déplacements domicile / lieu de travail lorsque le salarié réside loin des locaux de son employeur ou a déménagé à la suite du confinement

• Télétravail et titres -restaurant

Vaste mais passionnant chantier à mettre en place dès que possible. Selon moi, le télétravail doit être le sujet des années 2021/2022.

Employeurs, mon cabinet peut bien entendu vous accompagner dans cette dynamique passionnante qu’est le télétravail et qui n’a aucune raison de devenir un problème voire pire une usine à gaz si tous les sujets sont mis sur la table et discutés et si les outils de sa réussite sont mis en place.

Salariés, mon cabinet peut également vous accompagner pour faire valoir vos droits en cas de violation des dispositions sur le télétravail.

Valérie DOLIVET

Avocat au barreau de Paris

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